FlowerPower Meetings – „Blümchenwiese 4.0“ mit Motivationskick!

Mini-Open-Space – Interaktives Informationsmanagement für bis zu 60 Teilnehmer

Entscheide WIE du tagst, nicht WO! Zeitgemaesses Flowerpower Meetingformat oder „Blümchenwiese 4.0“ als integrativer Bestandteil eines High-Impact Fach- oder Sales Meeting.

Alle Jahre wieder – Datenfülle, wenig Zeit und knappes Budget?

Oft ist es eine besondere Herausforderung bei jährlichen Fach- und Vertriebsmeetings eine positive, motivationsstarke Atmosphäre zu kreieren. Geht es doch häufig um Review und Zielsetzungen des Unternehmens und Vertriebes verbunden mit viel frontaler Informationsvermittlung und einem Konvolut an Daten, Zahlen und Fakten.

Meistens finden die Meetings in mehr oder minder modernen Tagungshotels statt, rein aus Logistik-, Zeit- und Budgetgründen. Mehr „Drive“ versprechen sich die Organisatoren oft durch einen Wechsel in eine hippe Off-Site-Location oder einen Co-Working-Space, doch die Art und Weise der Wissensvermittlung bei Fachmeetings bleibt meist identisch – frontale PowerPoint Schlacht mit zunehmend sinkender Aufnahme- und Motivationskurve der Teilnehmer

Der „Tapetenwechsel“ hin zu einer außergewöhnlichen Location ist sicherlich eine angenehme Rahmenbedingung für die Teilnehmer, doch der gewonnene Motivationsfaktor skaliert nicht gegen den damit verbundenen Zeit- und Kostenaufwand, wenn nicht parallel auch am Meetingformat gearbeitet wird.

Sind Hotelmeetings noch zeitgemaess?

Nun haben viele Hotels den Trend erkannt und ihre Konferenzräume zeitgemäßer und ansprechender gestaltet – adé kleingemusterter, blauer Teppichboden und dunkles Mobiliar. Auch die obligatorischen Kaffeepausen und Lunchbreaks wurden aufgewertet und gesunde Kost im Street-Food-Style hat die Rosinenschnecke und das belegte Brötchen längst abgelöst. Was fehlt ist die Entscheidung und der Wechsel hin zu einem zeitgemäßen Meetingformat.

In Anlehnung an das Open-Space-Verfahren wurde das Format Blümchenwiese für kleinere Gruppen entwickelt, um den Teilnehmern die Partizipation an Lernprozessen zu ermöglichen. Innerhalb eines grob definierten Rahmens haben die Teilnehmer die Option Themen zu definieren und zwischen den Themengruppen wie ein „Schmetterling“ Gruppen zu wechseln, oder aber sich wie eine „Hummel“ in ein Thema zu vertiefen.

Da bei einem jährlichen Fach- oder Vertriebsmeeting jedoch der Zeitrahmen eng getaktet ist, um personelle Ausfallzeiten zu minimieren, und die Vermittlung von Jahresendergebnissen und zukünftige Unternehmensziele oberste Priorität haben, fehlt häufig die Akzeptanz eingefahrene, frontale Meetingformate aufzubrechen.

#eventprofs #meetingprofs In Zeiten knapper Veranstaltungsbudgets, personeller Ressourcen und hohem Zeit- und Innovationsdruck fehlt in Unternehmen häufig die Bereitschaft „eingefahrene“ Abläufe im Meetingbereich zu modernisieren @zeitgemaess live

Begleitende Break out Panels oder Workshops in Fachmeetings sind zumeist vorher thematisch fixiert und die Teilnehmer fix zugeteilt bzw. haben im Vorfeld einen Themenbereich gewählt. Generell kann man sagen, dass High-Impact Fachmeetings mehr auf die Notwendigkeit der Information, als auf interaktive Lernprozesse und Kommunikation ausgerichtet sind – rein vom Anforderungsprofil her.

Kanibalisieren sich klassische und moderne Meetingformate?

Die klassische Version der „Blümchenwiese“ hingegen erscheint Organisatoren von Fachmeetings häufig als nicht durchführbar, da wichtige Unternehmensthemen bereits bei der Themenwahl vor Ort keine Mehrheit/Berücksichtigung finden und Gruppen zu vermeintlich interessanteren Themen bzw. Brennpunktthemen „überfüllt“ und wichtige – aber wenig „spannende“ Unternehmensthemen mangels Zuspruch auf der Strecke bleiben.

Wie bekommt also das jährliche Fachmeeting wieder etwas „Puls“, ohne dabei die Notwendigkeit der Kommunikation von Unternehmensentwicklungen, Umsatzzahlen und -zielen aus den Augen zu lassen? Mehr Informations- und Bewegungsfreiheit für die Teilnehmer, ohne dabei scheinbar weniger attraktivere Themen unbearbeitet zu lassen? 

Eine zeitgemaesse und praktikable Möglichkeit bietet sich in der integrativen Umsetzung der FlowerPower Meetingstrategie in einen MUST DO Rahmen eines High-Impact Fachmeetings – so viel „Statik“ wie nötig und so viel „Autarkie“ wie möglich.

Den Rahmen eines eng getakteten Tagesmeetings bilden der Einstieg (Kickoff) in Plenumform und dem Themenblock „Jahresrückblick in Zahlen und Fakten“ und der Ausstieg (Wrap up) am Ende des Tages mit klar definierten „Strategien und Zielen aus Unternehmenssicht“ für das anstehende Wirtschaftsjahr – ebenfalls in Plenumform.

Der Kommunik A K T I O N sraum zwischen den beiden Fixpunkten bildet den zeitlichen und inhaltlichen Rahmen für die Blümenwiese 4.0 oder das zeitgemaesse FlowerPower Meetingformat – ein adaptiertes Mini Open Space für Fach- und Vertriebsmeetings. 

Nach dem Kickoff und einer anschließenden Erläuterung zum folgenden Procedere, begeben sich die Teilnehmer in die Workshopräume, wo sie von den Themenbotschaftern empfangen werden. Bei einer maximalen Teilnehmeranzahl von 60 Personen, sollten nicht mehr als drei Kern- bzw. Brennpunktthemen in Workshops aktiv bearbeitet werden.

Warum digitale Pre-Events nutzen?

Während bei der Open Space Variante Themen erst vor Ort definiert werden, sind hier die Themen bereits mittels eines digitalen Pre-Events inklusive Voting auf Veranstaltungsseite vorausgewählt, fixiert und von den Fachabteilungen und ihren Themenbotschaftern entsprechend aufbereitet worden.

#meetingprof #eventprof Digitale Pre-Events schaffen mehr Struktur bereits im Vorfeld des Live Events und wirken sich positiv auf Zeitbudget, Kostenrahmen und personelle Ressourcen vor Ort aus @zeitgemaess live

„Abgeflogen“ werden die drei Finalthemen von allen Teilnehmern anhand eines Farbcodes auf dem Namenschild, so dass jedes Thema getakteten Zulauf hat und alle Teilnehmer einen identischen Wissenstand bzgl. Themeninhalte erhalten. Die Workshops selbst sind gemäß der Pomodoro Methode 1 in kompakte 25 min Blöcke unterteilt, welches Fokus und Motivation auf einem konstant hohen Level hält. Jeder Block wird de facto drei Mal durchlaufen, mit wechselnden Teilnehmern, Sichtweisen und Ergebnissen.

Nach dem FlowerPower Workshopblock und einer Pause, treffen sich alle Teilnehmer zu INSIGHTS & Live Voting – wahlweise im Workshopmodus durchlaufend, als Stand up Get Together oder aber klassisch im Plenumsaal. Hier stellen die drei Themenbotschafter – erneut in 25 min Blöcken – die wichtigsten Erkenntnisse und Ergebnisse ihrer Sessions vor.

Das anschließende Live Voting bestimmt den weiteren Ablauf des Meetings – gewählt wird von den Teilnehmern das Thema, welches – ihrer Meinung nach – den entscheidenden Einfluss auf Unternehmens-/Produktentwicklung und/oder Umsatzziele/-vorgaben haben wird (Engagement Level).

Zurück in die Zukunft?

Während der Vormittag primär unter der Headline „Informationsvermittlung“ stand, von klassisch bis interaktiv – in der Art der inhaltlichen Ausgestaltung der FlowerPower Workshops sind die Themenbotschafter bzw. Fachabteilungen völlig frei – ist der Nachmittag mit dem DEEP DIVE geprägt vom A K T I O N sgedanken.

Im DEEP DIVE wird das vorher gewählte Thema vertiefend und übergreifend behandelt und diskutiert – gemäß dem Hummelgedanken. Die Themenbotschafter greifen nur moderierend oder motivierend ein und fixieren die Kernaussagen der fachübergreifenden Diskussion und unterstützen bei der Formulierung von ableitenden Maßnahmen. Gute Erfahrungen haben wir für diesen Kommunik A K T I O N sraum mit dem Setup der moderierten Fishbowl 2 gemacht, welche eine abwechslungs- und facettenreiche Diskussionskultur ermöglicht und erstaunliche Resultate zu Tage bringt.

  • Teambuilding
Eventagentur Düsseldorf

Das TOP Thema des DEEP DIVE schließt das integrative Modul des FlowerPower Meetingparts ab. Die erarbeiteten Ergebnisse und abgeleiteten Maßnahmen bilden, im Sinne einer nachhaltigen Betrachtungsweise, den Opener für das nächste Jahresmeeting. Im Folgejahr gibt es ein Resume über den Entwicklungsstand des „Brennpunktthemas“ des Vorjahres, visualisierte Maßnahmen – und Status Quo Betrachtung zusätzlich zu den Zahlen, Daten und Fakten.

Ein klassisches „Wrap up“ in Plenumform schließt die Tagesveranstaltung. Das zeitgemaesse FlowerPower Meetingformat eignet sich – leicht modifiziert – auch für mehrtägige Veranstaltungen. Es besteht natürlich dann die Möglichkeit mehrere Fokusthemen zu bearbeiten, ganze Thementage zu fixieren und Keynotes oder aktive Incentiveparts zu integrieren.

Meeting Make over mit Motivationskick?

Gerade eng getaktete Fach – und Vertriebsmeeting profitieren von etwas mehr Kommunik A K T I O N – digital (Pre- & Post-Event) und real. Mit gut kalkulierbarem Zeit- und Ressourceneinsatz erhält das „trockenste“ Meeting mehr (Flower)POWER, ohne die zu vermittelnden Sach- und Fachthemen zu beschneiden und smarte Veranstaltungsbudgets überzustrapazieren.

Das von ZEITGEMAESS LIVE:KOMMUNIKATION in Anlehnung an das Lernformat Blümchenwiese weiterentwickelte Meetingformat ist relativ einfach umsetzbar – in klassischen Betriebs-, Hotel- und Konferenzräumlichkeiten – und „knackt“ betriebsinterne Widerstände z.B. der Unternehmensleitung bzgl. Änderung der Art und des Umfanges von „Traditionsmeetings“, da ein wichtiger Teil als äußeres Rahmenwerk fix gesetzt bleibt.

SW 02/2019

  • Meeting

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Zeitgemaess Live:Communication | Eventagentur Düsseldorf

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Über die Autorin:

silvia Wigard

Silvia Wigard
Als Vollblut Event-, Messe- und PR Fachfrau konzipiere und organisiere ich seit über 25 Jahren internationale Meeting-, Event- und Messeauftritte für führende Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen – real und digital! Meine Leidenschaft und Ziel ist es etablierte Veranstaltungskonzepte neu zu denken & Kommunik AKTION innovativ, smart & flexibel zu inszenieren.

Quellenangabe: Wikipedia

1 Pomodoro Methode: Die Pomodoro-Technik (orig. pomodoro technique von italienisch pomodoro = Tomate und englisch technique = Methode, Technik) ist eine Methode des Zeitmanagements, die von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt wurde. Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Pausenzeiten zu unterteilen. Der Name pomodoro stammt von der Küchenuhr, die Cirillo bei seinen ersten Versuchen benutzte.[1]

2 Fishbowl: Fishbowl (auch Innen-/Außenkreis-Methode) ist eine Methode der Diskussionsführung in großen Gruppen. Die Methode hat ihren Namen nach der Sitzordnung: sie gleicht einem Goldfischglas, um das die Teilnehmer im Kreis herumsitz

Copyright Texte und Grafiken Zeitgemaess Düsseldorf, Fotos: Shutterstock